Cek list dalam menerima telepon
Dalam menerima telpon kadang-kadang kita tiba-tiba bingung bagaimana kita seharusnya meresponsi suatu permasalahan atau permintaan yang diajukan penelepon. Dari keadaan ini kita perlu suatu sistem yang baik bagaimana kita meresponi suatu telepon masuk. Dalam hal ini kita bisa membuat cek list untuk setiap telepon yg masuk. Dan tentu saja cek list ini harus disesuaikan untuk setiap kasus atau keadaan tertentu.
Salah satu cek list yang penting adalah bagaimana menghandle calon client. Kita harus sedapat mungkin mengetahui bagaimana profil calon client tersebut. Dengan mengetahui sebanyak mungkin informasi yang berkaitan dengan jasa/produk kita, kita dapat memberikan response yang sesuai dengan yang mereka harapkan.
Cek list dalam menerima telepon calon client yang ingin mengembangkan website antara lain
- Apakah jenis website yang diinginkan client
Pastikan jenis website yang disesuaikan dengan client sesuai dengan produk yang ada pada kita. Jika jenis website yang diinginkan kita belum bisa berikan, lebih baik dicatat dulu sebagai masukan untuk pengembangan produk selanjutnya. - Apakah client sudah melihat paket, jika belum akan dijelaskan
Di sini client akan memilih paket yang kita sediakan dan kemudian kita akan merespons sesuai dengan ketentuan pada paket yang dipilih calon client. - Apakah tender atau bukan
Untuk tender sebaiknya dihindari, cari saja project yang bukan tender. Calon client yang memang tertarik memakai jasa kita akan lebih kita prioritaskan daripada calon client yang mengadakan tender di mana kita tidak tahu situasi tender tersebut. - Jika minta meeting, jadwalkan ke 3 hari ke depan.
Misal jika terima telpon hari senin jadwalkan meeting hari kamis, jika menelpon hari rabu jadwalkan meeting hari senin demikian seterusnya. Ini penting untuk menjaga proses produksi. Hati-hati terhadap client yang memaksa meeting cepat, ada kemungkinan itu proses tender di mana ada keharusan jumlah peserta tender yang telah ditentukan.
Dalam kasus lain misalnya layanan support, kita juga bisa membuat cek list berdasarkan jenis keluhan yang sering dtanyakan. Dalam keluhan ini akan muncul berbagai macam pertanyaan berikut jawabannya. Dari pertanyaan dan jawaban ini kita bisa menyusun sebuag FAQ(Frequently Asked Question). FAQ bisa diletakkan di dalam website, bisa juga dicetak dan diberikan kepada customer service.
Dengan mempunyai cek list dalam bertelepon, maka komunikasi akan lancar sehingga project akan lancar dalam perencanaan, pengerjaan dan pemeliharaan(maintenance).
Kunjungi www.prowebpro.com untuk menambah wawasan anda.